Canolfan Rheoli Tân ar y Cyd a'ch Data Personol

Mae’r Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus yn ystafell reoli ar y Cyd ar gyfer y gwasanaethau brys ac mae’n cynnwys staff o’r tri sefydliad partner – Heddlu De Cymru, Gwasanaeth Tân ac Achub De Cymru a Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru.

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn ceisio amlinellu sut mae’r tîm Rheoli Tân ar y Cyd sy’n cynnwys Gwasanaeth Tân ac Achub De Cymru a Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru ac sydd wedi’i leoli yn y Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus yn casglu, yn diogelu ac yn rhannu eich gwybodaeth bersonol, gan gynnwys defnyddio technoleg a rennir gan yr Heddlu / Gwasanaethau Tân. Mae Gwasanaeth Tân ac Achub De Cymru a Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru wedi’u cofrestru’n ‘rheolwyr data’ gan fod pob Gwasanaeth yn casglu ac yn prosesu gwybodaeth bersonol. Gall y wybodaeth gael ei chasglu dros y ffôn, drwy e-bost neu recordiad llais gan aelod o’n staff Rheoli Tân.

Pan fyddwch yn cysylltu â ni’n uniongyrchol drwy ddefnyddio’r rhif ffôn brys, sef 999, neu rif ffôn nad yw’n un brys, byddwn yn gofyn am wybodaeth bersonol a gwybodaeth am eich lleoliad, megis enw, cyfeiriad, dyddiad geni, rhyw, manylion cyswllt (rhif ffôn neu e-bost), ble rydych yn byw a ble rydych pan rydych yn cysylltu â ni. Hefyd, byddwn yn casglu unrhyw beth sy’n berthnasol i ddiogelu bywyd neu achub eiddo, megis manylion cofrestru car, neu a oes unrhyw ddeunyddiau fflamadwy neu gemegol yn cael eu storio yn lleoliad y digwyddiad, ac ati.

Mae peth o’r wybodaeth yn wirfoddol, megis eich enw a’ch dyddiad geni, ond gall effeithio’r gwasanaeth y byddwn yn ei ddarparu os na ddarperir y wybodaeth hon.

Gall peth o’r wybodaeth gael ei chasglu’n awtomatig gan ein system rheoli digwyddiadau, megis y rhif ffôn rydych yn ffonio ohono a’r lleoliad.

Bydd y wybodaeth a gasglwn yn cael ei defnyddio i ddarparu’r gwasanaeth(au) cyhoeddus priodol i chi neu i eraill. Gallai hynny gynnwys cysylltu â staff gwasanaethau brys eraill, er enghraifft, os rhoddir gwybod am wrthdrawiad traffig ffyrdd, rydym yn debygol o roi gwybod i’r gwasanaeth ambiwlans a/neu wasanaeth yr heddlu er mwyn sicrhau eu bod yn eich cyrraedd yn gyflymach.

Yn bennaf, rydym yn casglu ac yn storio gwybodaeth amdanoch er mwyn gwneud y canlynol:

  • Darparu gwasanaethau cyhoeddus priodol a’n galluogi i gyflawni ein cyfrifoldebau statudol
  • Cadarnhau pwy ydych er mwyn darparu rhai gwasanaethau
  • Cysylltu â chi dros y ffôn, drwy neges destun neu e-bost, pe bai angen inni gael rhagor o wybodaeth gennych ynghylch y digwyddiad y rhoesoch wybod amdano
  • Sicrhau diogelwch parhaus ein criwiau wrth iddynt gyflawni eu dyletswyddau
  • Hefyd, gallwn gysylltu â chi ar ôl inni ddarparu rhai gwasanaethau, er mwyn cael eich barn am y gwasanaethau hynny.

Mae hyn yn ein helpu i ddeall eich anghenion, er mwyn inni ddeall sut i atal digwyddiadau pellach a helpu i’ch diogelu yn y dyfodol.

Byddwn yn defnyddio ac yn cadw’r wybodaeth mewn modd sy’n cydymffurfio â’r ddeddfwriaeth berthnasol.  Byddwn yn ymdrechu i sicrhau bod eich gwybodaeth yn gywir ac yn gyfredol. Ni fyddwn yn cadw unrhyw wybodaeth yn hwy nag sydd ei angen i’r diben yr oeddem wedi’i chasglu, ac, os ydym yn gwaredu gwybodaeth, byddwn yn sicrhau ein bod yn gwneud hynny mewn ffordd ddiogel (ond, mewn rhai achosion, mae’r gyfraith yn pennu am faint o amser y mae’n rhaid cadw’r wybodaeth).

Ein nod yw bod yn broffesiynol wrth gasglu eich data personol a pheidio â bod yn ymwthiol, ac ni fyddwn yn gofyn unrhyw gwestiynau amherthnasol neu ddiangen.  Bydd mesurau a gweithdrefnau trwyadl yn berthnasol i’r wybodaeth y byddwch yn ei darparu er mwyn sicrhau na ellir ei gweld na’i chyrchu gan unrhyw un na ddylai ei gweld, ac na fydd yn cael ei datgelu iddynt.  Rydym yn darparu hyfforddiant rheolaidd i’n staff Rheoli  Tân sy’n ymdrin â gwybodaeth bersonol ac rydym yn ei ystyried yn fater disgyblu difrifol os byddant yn camddefnyddio eich gwybodaeth bersonol neu os na fyddant yn gofalu amdani’n briodol.

Er mwyn sicrhau eich bod yn cael y gwasanaeth gorau, efallai bydd angen inni rannu eich gwybodaeth, gan gynnwys recordiadau llais, gyda phartneriaid megis darparwyr gwasanaethau brys eraill, awdurdodau lleol ac asiantaethau perthnasol eraill sy’n ein cynorthwyo wrth ddarparu gwasanaethau cyhoeddus.

Gellir gwneud hyn naill ai i gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol, neu lle caniateir hynny dan y ddeddfwriaeth berthnasol ynghylch diogelu data.

Yn yr un modd â ni, mae rhwymedigaeth ar ein partneriaid i gadw eich manylion yn ddiogel, ond byddwn yn cynnal gwiriadau ac mae gweithdrefnau ar waith gennym sy’n sicrhau mai dyna’r achos.

Yn ystod argyfwng neu ddigwyddiadau mawr, rydym yn cydweithio’n agos â’n partneriaid yn y gwasanaethau brys eraill, a byddwn yn rhannu gwybodaeth allweddol i alluogi’r ymateb priodol gan bob asiantaeth.

Ni fydd eich gwybodaeth yn cael ei throsglwyddo i sefydliadau allanol neu’n partneriaid at ddibenion marchnata neu werthu (neu unrhyw ddefnydd masnachol) ar unrhyw adeg heb eich caniatâd datganedig ymlaen llaw.

Mae’r tîm Rheoli Tân ar y Cyd yn elwa ar rannu technoleg argyfwng, megis systemau teleffoni a recordio llais a rennir. 

Mae hyn yn golygu, pan fyddwch yn ffonio’r rhif ffôn brys, sef 999, ac yn gofyn am y Gwasanaeth Tân, y cewch eich cysylltu â’r tîm Rheoli Tân ar y Cyd. Gall y Gweithredydd Rheoli Tân y byddwch yn siarad ag ef fod o Gwasanaeth Tân ac Achub De Cymru neu Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru. Maent wedi cael hyfforddiant helaeth i ymdrin â galwadau o ardaloedd y ddau Wasanaeth Tân ac Achub ac maent yn defnyddio’r un system rheoli digwyddiadau. 

Os bydd angen inni adolygu recordiad llais, gwneir hyn gan Dîm Rheoli’r Ganolfan Rheoli Diffoddwyr Tân a chaiff ei ddefnyddio at ddibenion priodol a pherthnasol, megis rheoli digwyddiadau, hyfforddi neu sicrhau ansawdd, yn unig.

Os bydd angen inni rannu’r rhannau perthnasol o’ch gwybodaeth gyda’n partneriaid sy’n darparu gwasanaeth, byddwn yn gwneud hynny’n electronig (lle bo’n bosibl), er mwyn sicrhau ei bod yn cael ei throsglwyddo’n gywir ac yn gyflym. Byddwn yn sicrhau bod unrhyw achos o drosglwyddo data yn electronig yn cael ei wneud yn briodol ac yn ddiogel.

Mae gennych hawl gyfreithiol i ofyn am gopi o’r wybodaeth rydym yn ei chadw amdanoch. Ymdrinnir â’ch cais yn unol â’r ddeddfwriaeth ynghylch Diogelu Data.

Rydym eisiau sicrhau bod eich gwybodaeth bersonol yn gywir ac mae gennych hawl i ofyn inni gywiro neu ddileu gwybodaeth rydych yn credu ei bod yn anghywir.

Cysylltwch â ni os oes gennych unrhyw gwestiynau ynghylch yr hysbysiad preifatrwydd hwn neu’r wybodaeth rydym yn ei chadw amdanoch drwy’r tîm Rheoli Tân ar y Cyd. Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn wedi’i ddrafftio gan Wasanaeth Tân ac Achub De Cymru ar ran y ddau wasanaeth Tân ac Achub, felly dylid anfon unrhyw ymholiadau i’r fan honno yn y lle cyntaf.

 

Mrs Jackie Evans
Swyddog Diogelu Data
Pencadlys Gwasanaeth
Heol Llwyn Pisgwydd,
Caerfyrddin
Sir Gâr
SA31 1SP

Ebostiwch Swyddog Diogelu Data'r Gwasanaeth
Rhif ffôn: 0370 6060699

 

Hefyd, mae gennych hawl i godi unrhyw bryderon sydd gennych gyda’r Comisiynydd Gwybodaeth, sy’n goruchwylio’r ddeddfwriaeth ynghylch Diogelu Data. Gellir cael rhagor o wybodaeth ar y wefan y Comisiynydd Gwybodaeth (yn agor yn ffenest/tab newydd) neu gallwch gysylltu â’r swyddfa yma:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Swydd Gaer
SK9 5AF

Rhif ffôn: 0303 123 1113

Byddwn yn parhau i adolygu a diweddaru hysbysiad preifatrwydd y Rheoli Tân ar y Cyd i adlewyrchu newidiadau o ran y gyfraith a’n gwasanaethau, ac o ganlyniad i adborth.  Diweddarwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ddiwethaf ym mis 25 Medi 2017.