Eich Data a'ch Preifatrwydd

Pan fyddwn yn ateb galwad 999, ac yn ymateb i argyfwng, bydd arnom angen yr wybodaeth ganlynol:

• Enw a manylion cyswllt y sawl sy'n ffonio er mwyn gallu cyfathrebu
• Cyfeiriad y digwyddiad, er mwyn ein galluogi i ddyrannu adnoddau
• Gwybodaeth am iechyd – er enghraifft, unrhyw broblemau o ran symud a allai fod gan y bobl yn yr eiddo

Er mwyn rhoi cyngor penodol ar ddiogelwch yn eich cartref, efallai y bydd arnom angen yr wybodaeth ganlynol:

• Enw, cyfeiriad, a manylion cyswllt;
• Oedran;
• Gwybodaeth feddygol a gwybodaeth am iechyd – er enghraifft, mae gwybod a oes smygwr yn yr eiddo o gymorth i ni, yn ogystal â chael gwybod a oes yna alcohol yn y cartref, neu a oes gan unrhyw un broblemau meddygol a allai amharu ar ei allu i adael yr eiddo mewn argyfwng;
• Rhywedd;
• Iaith.

Fel gwasanaeth, rydym yn prosesu gwybodaeth, gan gynnwys gwybodaeth bersonol a gwybodaeth am y gwasanaethau yr ydym yn eu darparu, a hynny er mwyn cynhyrchu ystadegau. Mae'r wybodaeth hon yn cael ei defnyddio i'n galluogi i nodi meysydd lle gallwn wella'r gwasanaethau yr ydym yn eu darparu, a/neu ein galluogi i ddatblygu cyngor penodol. Yn ogystal â'u defnyddio at ein dibenion ein hunain, mae'n ofynnol hefyd i ni roi gwybodaeth i asiantaethau, er enghraifft Llywodraeth Cymru.

Er ein bod yn prosesu data personol er mwyn casglu data ystadegol, mae'r ystadegau eu hunain yn anhysbys.

Mae'r wybodaeth a allai ein helpu yn hyn o beth yn cynnwys:

• Cyfeiriadau;
• Rhywedd;
• Tarddiad hiliol neu ethnig;
• Credoau crefyddol neu athronyddol;
• Cyfeiriadedd rhywiol;
• Iaith.

Pan ofynnir am wybodaeth at ddibenion ystadegol, gallwch ddewis ei rhoi ai peidio (bydd hyn yn cael ei esbonio i chi ar y pryd).

Bydd y Bwrdd Iechyd yn darparu'r canlynol i'r Gwasanaeth

• eich enw, cyfeiriad a rhif ffôn a
• manylion yr apwyntiad brechu a ddyrannwyd i chi

Mae angen hyn arnom fel y gallwn gysylltu â chi i drefnu amser casglu priodol.Efallai y bydd y Bwrdd Iechyd hefyd yn darparu manylion cyfyngedig i ni am eich amgylchiadau iechyd/personol, dim ond lle gallai hynny ein helpu i roi'r cymorth priodol i chi. Er enghraifft, os oes gennych unrhyw broblemau symudedd, bydd hynny'n ein helpu i benderfynu pa gerbyd sydd orau a/neu y gallai fod angen cymorth arnoch i fynd o'ch tŷ i'n cerbyd

Er mwyn casglu neu ddefnyddio gwybodaeth bersonol, mae'n rhaid i ni gael sail gyfreithiol neu gyfreithlon ddilys. Yn yr achos hwn mae'r data hyn yn cael eu prosesu ar gyfer tasg sydd er budd y cyhoedd, ac er budd iechyd y cyhoedd.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau pellach neu os ydych yn poeni mewn unrhyw ffordd am y modd y mae'r Gwasanaeth yn gofalu am eich data personol, cysylltwch â Swyddog Diogelu Data y Gwasanaeth, Jackie Evans, y mae ei fanylion cyswllt isod.

Mae gennych hefyd hawl gyfreithiol i ofyn am gopi o'r wybodaeth sydd gennym amdanoch, unwaith eto, dylid cyfeirio hyn at Swyddog Diogelu Data y Gwasanaeth.

Swyddog Diogelu Data
Pencadlys Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru,
Heol Llwyn Pisgwydd,
Caerfyrddin
SA31 1SP

Email: dataprotection@mawwfire.gov.uk
Telephone: 0370 6060699 Est. 4435

Mae Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru wedi ymrwymo i ddiogelu preifatrwydd pawb sy'n ymweld â'r wefan a thudalennau gwe cysylltiedig. Nid yw Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru yn dal nac yn storio'n barhaol gwybodaeth am ddefnyddwyr, heblaw'r wybodaeth a gynhyrchir yn awtomatig gan y system ac fe'i defnyddir ar gyfer gwerthuso a gwella yn unig.

Pan ofynnir am unrhyw wybodaeth bersonol, fel enw, cyfeiriad, rhif ffôn, ac ati, dim ond i ddarparu'r gwasanaeth i chi yn uniongyrchol y bydd yr wybodaeth yn cael ei defnyddio. O dan Ddeddf Diogelu Data 1998, mae gan Wasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru ddyletswydd gyfreithiol i ddiogelu gwybodaeth a gesglir oddi wrth ymwelwyr â'r wefan. Mae rhai gwasanaethau'n gofyn am gasglu a phrosesu gwybodaeth bersonol er mwyn darparu gwasanaethau effeithlon. Nid ydym ond yn casglu'r data gofynnol oddi wrth ymwelwyr, ac yn cadw’r data am yr amser mwyaf sy'n ofynnol i gyflawni'r gwasanaeth yn unig. Mae'r holl wybodaeth a gesglir yn cael ei storio'n ddiogel yng nghronfeydd data Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru, a'i phrosesu'n fewnol.

Ni fydd Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru o dan unrhyw amgylchiadau yn rhentu nac yn gwerthu eich gwybodaeth bersonol i drydydd partïon heb eich caniatâd.

Mae Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru wedi ymgorffori yn y wefan amryw ddolenni ar gyfer gwefannau nad ydynt yn cael eu rheoli gennym ni, ac mae gan y gwefannau hyn eu Polisi Preifatrwydd unigol eu hunain. Argymhellir yn gryf eich bod yn darllen ac yn gwirio eu telerau cyn darparu unrhyw wybodaeth bersonol ar eu gwefannau.

Rydym ni yng Ngwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru yn croesawu unrhyw sylwadau sy'n ymwneud â'r Polisi Preifatrwydd hwn – defnyddiwch ein tudalen Cysylltu â Ni

The details we hold will be the information you enter either our online application forms, or that we ask you to send directly to us as part of the ongoing recruitment exercise.

If you have chosen to provide information Equal Opportunities form, this information will be held for statistical purposes only and will not be linked to your application. This information will not be used for any other purpose – and does not form part of the actual recruitment process.

The details you provide will be used only to process your application for employment. The information enables us to ensure that you fit the job description and person specification, and to enable recruitment staff to make an informed decision about your suitability to the post.

Some of the information will be used to enable us to verify your identify and to confirm that you can legally work within the UK.

The information you provide to us will be used: 

• To enable correspondence between our Recruitment and Assessment Team and yourself,
• To enable consideration of your application for the shortlisting and interview process,
• This may include sharing of information with other MAWW Fire & Rescue Service employees who will first interview/selection panels.
• As part of the process requires a medical assessment, information you provide may also be passed to our Occupational Health Service, InSync.

For successful candidates the information will also be retained in order to create your personnel record file.

We will use and retain the information only in a manner that complies with relevant data protection legislation.

We will endeavour to keep your information accurate and up to date – however, if you believe the information we have is incorrect or you know some details have changed do let us know so that we can record those changes.

We will not keep any information longer than is necessary for the purpose we collected it for, or use it for anything else unless we have told you about it (or because we have been legally required to do so).

Unsuccessful Candidates 

Information will be retained only for the length of the recruitment activity;

Successful Candidates

Information will be retained for the duration of your employment contract;

Candidates placed on our “holding” list

If you have been advised that you are on a holding list we will retain your information for up to 18 months

When disposing of information, we will make sure that we do so in a secure way. Electronic information is deleted from all systems, any paper copies of information are stored securely whilst in use, then will be shredded.

In order to collect or use personal information we must a valid legal or lawful basis. In this case the following bases apply:

• The processing is necessary for the performance of a contract to which you (the data subject) is party, or in order to take steps at the request of the data subject to entering into a contract.
  You are seeking an employment contract with the service, and in order for us to process your application, we need your details to be able to carry out that process with a view to entering into that contract.
  
  
• The processing is necessary for the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority vested in the controller
  MAWW have a responsibility to employ staff in order to provide our core functions, under various legislative provisions. the information you provide is required to ensure we employ only appropriately qualified/suitable staff.
  
  
• The processing is necessary for compliance with a legal obligation of the controller
  We are required by law to make certain checks – such as an individual’s right to work in the UK.

Where we ask for information relating to your health, we must identify a further legal basis. In this case that legal basis is:

• The processing is necessary for the purposes of carrying out our obligations in the field of employment
  In certain roles, it is imperative that individuals meet strict health and fitness levels. This is to safeguard your health, safety and welfare as well as others.

Our aim is to be professional in the collection of your personal data and not to be intrusive, and we won’t ask irrelevant or unnecessary questions. The information you provide will be subject to rigours measures and procedures to ensure it can’t be seen, accessed or disclosed to anyone who shouldn’t see it.

The information you provide will be held securely on our IT system, accessible only to authorised users – namely our Recruitment and Assessment team, and the individuals selected for the Interview Panel.

The data you provide within your application form may be accessed by all members of our Recruitment and Assessment team, and, if required by other members of our wider HR team.

If will also be provided to members of the Interview Panel, as part of the selection process. Those individuals are provided with this information alongside full guidance on confidentiality and are not permitted to discuss any aspect of applications with anyone other than Recruitment and Assessment.

Our On-line application process is hosted through 3rd party system, Apollo, with the applications and assessments being hosted by two external providers.

They do not directly access your information and do not disclose or share that information with anyone else, they simply hold your information on our behalf. The systems carry out some analysis of the information you have provided – to make it easier for our recruitment team to see the most relevant information at each stage of the assessment process, however, there is no automated decision making.

For the initial application stage, you will be entering your information directly onto the Apollo system, where it will be processed by A&DC. You can find more about how they use data here A&DC Privacy Information

For the remaining stages, your information will be uploaded and held on a system administered by Test Partnership. You can find more about how they use data here. Test Partnership Privacy Notice Information may be passed to InSync, who provide our Occupational Health Services. You can find more about InSync here.

Your personal information will not be disclosed or shared with anyone (other than detailed above) – unless we are required by law to do so.

Data Protection legislation ensures that you a rein control of your personal data, and you have specific rights afforded to you. These are

• The right to access to your information – you may request a copy of the information that we hold about you.
• The right to request we correct or remove information which you think is inaccurate.
• You also have the right to request that we stop processing your personal information or that we delete it.

Should you wish to discuss invoke any of these rights, or have any further queries about how MAWWFRS use your personal data, please contact our Information Governance and Compliance Officer.

Data Protection Officer
Mid and West Wales Fire and Rescue Service Headquarters
Lime Grove Avenue
Carmarthen
SA31 1SP

Email: dataprotection@mawwfire.gov.uk
Telephone: 0370 6060699

You also have the right to raise any concerns you have with the Information Commissioner, who oversees Data Protection Legislation. Further information can be found on the ico.org.uk website or you can contact them here:

The Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Telephone: 0303 123 1113

Pam yr ydym yn casglu eich gwybodaeth?

Yn unol â'r canllawiau a bennir ym Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009, mae'n ddyletswydd ar Wasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru i gael Cynllun Corfforaethol ar waith sy'n sicrhau ein bod …

• yn gwneud cynnydd yn unol â'n hamcanion;
• yn gwella ansawdd ein Gwasanaeth;
• yn gwella argaeledd gwasanaethau;
• yn lleihau anghydraddoldeb o ran cyrchu ein gwasanaethau neu elwa arnynt;
• yn sicrhau datblygu cynaliadwy;
• yn gwella effeithlonrwydd;
• yn arloesi.

Yn unol â'r ddeddfwriaeth honno, mae hefyd yn ofynnol i ni ymgynghori â rhanddeiliaid allweddol. Mae'r arolwg hwn yn un ffordd o wneud hynny.

Categorïau'r Data a Gesglir

Mae'r ddeddfwriaeth Diogelu Data yn cwmpasu dau gategori o wybodaeth – data personol a data personol “sensitif” (er enghraifft gwybodaeth am iechyd, crefydd neu gredoau, ethnigrwydd neu gyfeiriadedd rhywiol yr unigolyn).

Nid yw'r arolwg yn cynnwys y ddau gategori.

Mae pob cwestiwn yr ydym yn ei ofyn wedi cael ei ystyried yn ofalus, a chaiff ei ofyn dim ond pan fyddwn o'r farn y bydd yn ein helpu i gynllunio ein gwasanaeth yn y ffordd orau i wasanaethu ein cymunedau.

Mae'r holl gwestiynau sy'n gofyn am wybodaeth fwy sensitif yn rhai opsiynol – ni fydd yn rhaid i chi ateb y rheiny os na fyddwch yn dymuno gwneud hynny. Gallwch ddal i rannu eich barn am y Cynllun Corfforaethol Drafft; fodd bynnag, gallai hyn olygu y bydd cwmpas unrhyw adroddiadau dadansoddol manwl a lunnir wedi'i gyfyngu. Po fwyaf o wybodaeth yr ydych yn barod i'w darparu, mwyaf gwybodus y bydd y Gwasanaeth.

Rydym hefyd yn gofyn am fanylion cyswllt personol. Nid yw'n ofynnol i chi ddarparu'r wybodaeth hon oni bai eich bod am gael eich cynnwys yn ein raffl – neu eich bod wedi gofyn i ni gysylltu â chi am ryw reswm.

Pan fyddwn wedi cysylltu â'r enillydd/enillwyr ffodus, ac yntau/a hwythau wedi hawlio ei wobr/eu gwobr, bydd yr holl fanylion cyswllt yn cael eu gwaredu'n ddiogel.

Os byddwch wedi gofyn i ni gysylltu â chi am unrhyw reswm arall, gwaredir ar eich manylion mewn modd diogel yn dilyn y cyswllt hwnnw, oni bai ein bod yn cytuno â chi i'w chadw at ddibenion eraill.

Bydd yr holl fanylion cyswllt yn cael eu storio'n ddiogel ac yn unol â'r ddeddfwriaeth Diogelu Data.

Y sail gyfreithlon ar gyfer y prosesu

Ni chaniateir i'r Gwasanaeth gasglu gwybodaeth bersonol oni bai fod yna  “sail gyfreithiol” i wneud hynny.

Yn unol â'r ddeddfwriaeth diogelu data, caniateir prosesu data at ddibenion ystadegol cyhyd ag y bo'r canlyniad yn ddata dienw na chaiff eu defnyddio i wneud penderfyniadau ynghylch unigolion penodol. Dyma sut yr ydym yn bwriadu defnyddio'r wybodaeth o'r arolwg.

Fel y crybwyllwyd, mae gennym hefyd gyfrifoldeb cyfreithiol i feddu ar gynllun corfforaethol, gyda gofyniad statudol i ymgynghori â rhanddeiliaid, a defnyddir canlyniadau'r arolwg i helpu i gynllunio ein gwasanaethau – gan gefnogi ein dyletswyddau a'n cyfrifoldebau cyhoeddus.

Os hoffech gael rhagor o wybodaeth am hyn, cysylltwch â'n Swyddog Diogelu Data, y mae ei fanylion wedi'u darparu ar ddiwedd y ddogfen hon.

Sut y byddwn yn casglu gwybodaeth amdanoch?

Rydym yn casglu'r wybodaeth yn uniongyrchol gennych pan fyddwch yn llenwi'r arolwg ar ein gwefan neu ar y ffurflen bapur. Bydd unrhyw ffurflenni papur yn cael eu dinistrio wedi i'r adborth gael ei goladu.   

Sut y defnyddir yr wybodaeth?

Bydd y data y byddwch yn eu darparu wrth i chi lenwi'r arolwg, naill ar ar-lein neu ar gopi papur, yn cael ei storio'n ddiogel ar ffurf electronig gan y Gwasanaeth. (Mae copïau papur o arolygon yn cael eu mewnbynnu i'n system electronig wrth iddynt ddod i law.)

Bydd mynediad at yr wybodaeth yn cael ei reoli'n ofalus er mwyn sicrhau mai dim ond y staff hynny y bydd arnynt ei hangen i'w dadansoddi a fydd yn gallu ei chyrchu.

Bydd unrhyw adroddiadau a lunnir yn dilyn dadansoddi'r canlyniadau yn rhai dienw.

Ni chaiff eich data personol eu rhannu ag unrhyw sefydliadau allanol.

Am ba hyd yr ydym yn cadw eich gwybodaeth?

Bydd copïau papur o arolygon yn cael eu gwaredu'n ddiogel cyn gynted ag y bydd y data wedi cael eu trosglwyddo i'n rhwydwaith diogel ein hun.

Bydd unrhyw wybodaeth bersonol a ddarperir ac a storir yn electronig yn cael ei dinistrio cyn pen tri mis wedi diwedd yr ymgynghoriad.

Ymholiadau a Phryderon ynghylch Diogelu Data

Gobeithio bod y ddogfen hon yn esbonio'n glir y modd y bydd eich data personol yn cael eu defnyddio. Fodd bynnag, os bydd gennych gwestiynau ar ôl ei darllen, neu os bydd gennych bryder ynghylch y ffordd y mae'r Gwasanaeth yn prosesu eich data personol, cysylltwch â'n Swyddog Diogelu Data, y mae ei fanylion wedi'u darparu isod.

Swyddog Diogelu Data

Pencadlys Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru,
Heol Llwyn Pisgwydd, Caerfyrddin SA31 1SP

Ebost: dataprotection@mawwfire.gov.uk
Rhif ffôn: 01267 226835