Er mwyn cyflawni ein gwasanaethau mewn modd effeithiol, efallai y bydd angen i Wasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru gasglu a phrosesu eich data personol.

Mae'r Gwasanaeth wedi ymrwymo i ddiogelu'r data hynny, ac mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn esbonio'r modd y mae'r Gwasanaeth yn defnyddio'r wybodaeth amdanoch chi, ynghyd â'r ffordd yr ydym yn eich diogelu.

Gellir diweddaru'r hysbysiad hwn o dro i dro, er mwyn adlewyrchu natur newidiol ein gwasanaethau.

Rhybudd Preifatrwydd

Mae'r wybodaeth yr ydym yn ei chadw yn ein galluogi i ddarparu gwasanaethau atal, diogelu ac argyfwng ar gyfer y cymunedau yr ydym yn eu gwasanaethu. Efallai y byddwn hefyd yn defnyddio rhywfaint o'r wybodaeth i'n helpu i wella ein gwasanaethau. Mae enghreifftiau o'r modd yr ydym yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol yn cynnwys:

  • ​Rheoli ymatebion i ddigwyddiadau, tanau a gwrthdrawiadau traffig ffyrdd;
  • Darparu ymwybyddiaeth o Atal Tanau, a chyngor a chanllawiau yn ei gylch;
  • Gwneud gwaith ymchwil i danau;
  • Rhoi camau gweithredu rheoleiddio, trwyddedu a gorfodi ar waith ar gyfer diogelwch tân busnesau;
  • Darparu cyngor ac archwiliadau diogelwch tân busnesau;
  • Cynnal ymweliadau diogelwch yn y cartref;
  • Gwirio ansawdd ac effeithiolrwydd ein gwasanaethau;
  • Ymchwilio i unrhyw gŵynion neu bryderon am ein gwasanaethau;
  • Cynllunio ac ymchwilio i wasanaethau newydd;
  • Cynnal ein cofnodion a'n cyfrifon ein hunain;
  • Gwirio bod ein gwasanaeth yn parhau i gyflawni ei gyfrifoldebau cyfreithiol;
  • Cefnogi a rheoli ein staff;
  • Gweithredu teledu cylch cyfyng (CCTV) ar ein hadeiladau a'n cerbydau;
  • Cynnal ymarferion recriwtio.

Bydd y math o wybodaeth y byddwn yn ei brosesu am unigolion yn amrywio, gan ddibynnu ar y math o wasanaeth a ddarperir. Gallai enghreifftiau gynnwys:

  • Enw a chyfeiriad;
  • Oedran a/neu ddyddiad geni;
  • Manylion cyswllt;
  • Tarddiad hiliol neu ethnig;
  • Gwybodaeth am iechyd;
  • Gwybodaeth am amgylchiadau personol, er enghraifft pwy sy'n byw yn y cyfeiriad dan sylw;
  • Rhywedd;
  • Iaith ddewisol;
  • Cenedligrwydd;
  • Addysg ac anghenion hyfforddi;
  • Gwybodaeth am gyflogaeth;
  • Manylion y perthynas agosaf.

Fodd bynnag, ni fyddwn ond yn casglu'r hyn y bydd arnom ei angen i ddarparu'r gwasanaeth penodol hwnnw. Nodir rhai enghreifftiau isod:

Pan fyddwn yn ateb galwad 999, ac yn ymateb i argyfwng, bydd arnom angen yr wybodaeth ganlynol:

  • Enw a manylion cyswllt y sawl sy'n ffonio er mwyn gallu cyfathrebu
  • Cyfeiriad y digwyddiad, er mwyn ein galluogi i ddyrannu adnoddau
  • Gwybodaeth am iechyd – er enghraifft, unrhyw broblemau o ran symud a allai fod gan y bobl yn yr eiddo

Er mwyn rhoi cyngor penodol ar ddiogelwch yn eich cartref, efallai y bydd arnom angen yr wybodaeth ganlynol:

  • Enw, cyfeiriad, a manylion cyswllt;
  • Oedran;
  • Gwybodaeth feddygol a gwybodaeth am iechyd – er enghraifft, mae gwybod a oes smygwr yn yr eiddo o gymorth i ni, yn ogystal â chael gwybod a oes yna alcohol yn y cartref, neu a oes gan unrhyw un broblemau meddygol a allai amharu ar ei allu i adael yr eiddo mewn argyfwng;
  • Rhywedd;
  • Iaith.

Fel gwasanaeth, rydym yn prosesu gwybodaeth, gan gynnwys gwybodaeth bersonol a gwybodaeth am y gwasanaethau yr ydym yn eu darparu, a hynny er mwyn cynhyrchu ystadegau. Mae'r wybodaeth hon yn cael ei defnyddio i'n galluogi i nodi meysydd lle gallwn wella'r gwasanaethau yr ydym yn eu darparu, a/neu ein galluogi i ddatblygu cyngor penodol. Yn ogystal â'u defnyddio at ein dibenion ein hunain, mae'n ofynnol hefyd i ni roi gwybodaeth i asiantaethau, er enghraifft Llywodraeth Cymru.

Er ein bod yn prosesu data personol er mwyn casglu data ystadegol, mae'r ystadegau eu hunain yn anhysbys.

Mae'r wybodaeth a allai ein helpu yn hyn o beth yn cynnwys:

  • Cyfeiriadau;
  • Rhywedd;
  • Tarddiad hiliol neu ethnig;
  • Credoau crefyddol neu athronyddol;
  • Cyfeiriadedd rhywiol;
  • Iaith.

Pan ofynnir am wybodaeth at ddibenion ystadegol, gallwch ddewis ei rhoi ai peidio (bydd hyn yn cael ei esbonio i chi ar y pryd).

Yn aml, bydd yr wybodaeth yn cael ei darparu gennych chi – er enghraifft, pan fyddwch yn cysylltu â ni dros y ffôn, yn llenwi un o'n ffurflenni ar-lein, neu pan fyddwn yn ymweld â chi yn eich cartref neu yn eich lleoliad busnes. Weithiau, efallai y bydd y canlynol yn darparu'r wybodaeth:

  • Aelod o'ch teulu neu ddarparwr gofal;
  • Corff cyhoeddus arall, er enghraifft yr heddlu, y gwasanaeth ambiwlans, y Gwasanaeth Iechyd Genedlaethol Cymru, neu awdurdod lleol;
  • Sefydliadau neu gwmnïau eraill sydd wedi cael eich caniatâd i rannu eich manylion â ni.

Mae Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru wedi ymrwymo i sicrhau bod ein holl wybodaeth yn cael ei chadw'n ddiogel, gan gynnwys data personol.

Mae llawer o'n gwybodaeth yn cael ei chofnodi a'i chadw ar systemau electronig/cyfrifiadurol. Diogelir y rhain gan fesurau diogelwch er mwyn atal mynediad heb ganiatâd. Mae'r systemau a ddefnyddir i gadw gwybodaeth bersonol yn cynnwys rheolaethau lefel mynediad uwch.

Yn gefn i hyn y mae ardaloedd gwaith diogel, ynghyd â hyfforddiant ar gyfer staff, canllawiau a gweithdrefnau, fel y gellir sicrhau bod pawb yn ymwybodol o bwysigrwydd gofalu am ddata sensitif a phersonol.

Mae'r cyfuniad hwn o fesurau yn ein helpu i sicrhau na ellir gweld na chael mynediad at eich gwybodaeth, ac na ellir ei datgelu i unrhyw un na ddylai ei gweld.

Er mwyn i ni brosesu data personol, mae'n rhaid bod gennym y sail gyfreithiol i wneud hynny – mae'r sail hon wedi'i diffinio yn y ddeddfwriaeth diogelu data. Bydd y sail gyfreithiol yn amrywio yn ôl pa wasanaeth a ddarperir, y rheswm dros ei ddarparu, ynghyd â sensitifrwydd yr wybodaeth yr ydym yn ei chasglu. Mae'r rhesymau cyfreithiol yn cynnwys:

  • Bod caniatâd wedi'i roi i brosesu eich data personol;
  • Bod y gwaith prosesu'n angenrheidiol er mwyn i ni gyflawni ein dyletswyddau cyfreithlon cyhoeddus, fel y'u diffinnir yn Neddf Gwasanaethau Tân ac Achub 2004;
  • Bod y gwaith prosesu'n angenrheidiol er mwyn i ni gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol benodol – er enghraifft, Deddf Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith etc 1974 neu Ddeddf;
  • Gwybodaeth am yr Amgylchedd a Diogelwch 1988Rhesymau recriwtio, cyflogaeth neu nawdd cymdeithasol;
  • Ymchwilio i droseddau, eu canfod a'u hatal;
  • Bod y gwaith prosesu'n angenrheidiol er eich budd hanfodol eich hun, neu fudd hanfodol unrhyw unigolyn/unigolion eraill.

Mae gennych hawl gyfreithiol i wneud cais am gopi o'r wybodaeth yr ydym yn ei chadw amdanoch chi. Bydd eich cais yn cael ei drin yn unol â'r ddeddfwriaeth Diogelu Data.
Rydym am sicrhau bod eich gwybodaeth bersonol yn gywir, ac mae gennych yr hawl i wneud cais i ofyn i ni gywiro neu ddileu gwybodaeth yr ydych yn credu ei bod yn anghywir.
Mae gennych hefyd yr hawl i ofyn i ni ddileu unrhyw ddata personol – bydd hyn yn berthnasol yn unig pan fydd y data yn wallus neu'n anghywir, a/neu mewn achosion lle nad oes sail gyfreithiol i ni gadw'r data.

Er mwyn gweithredu eich hawliau cyfreithiol, neu os oes gennych unrhyw ymholiadau neu bryderon ynglŷn â'r modd yr ydym yn defnyddio data personol, cysylltwch â'n swyddog diogelu data yn y lle cyntaf.
 
Mrs Jackie Evans
Y Swyddog Diogelu Data
Pencadlys Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru
Heol Llwyn Pisgwydd
Caerfyrddin
SA31 1SP

ebost: dataprotection@mawwfire.gov.uk
Ffôn: 0370 6060699
 
Mae gennych hefyd yr hawl i fynegi unrhyw bryderon sydd gennych i'r Comisiynydd Gwybodaeth, sy'n goruchwylio'r Ddeddfwriaeth Diogelu Data. Gellir dod o hyd i ragor o wybodaeth ar wefan y Comisiynydd Gwybodaeth, neu gallwch gysylltu â'r Comisiynydd trwy ddefnyddio'r cyfeiriad isod:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Swydd Gaer
SK9 5AF

Ffôn: 0303 123 1113

Cymorth â Chludiant ar gyfer Brechu Torfol a'ch Data Personol

Mae Bwrdd Iechyd Prifysgol Hywel Dda (y Bwrdd Iechyd) wedi gofyn i Wasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru (y Gwasanaeth) gynorthwyo i ddarparu cludiant i aelodau'r gymuned i'r Canolfannau Brechu COVID-19 dynodedig ledled ardal y Bwrdd Iechyd. Er mwyn galluogi staff y Gwasanaeth i wneud hyn, mae angen i ni gael ychydig o ddata personol.

Bydd y Bwrdd Iechyd yn darparu'r canlynol i'r Gwasanaeth

  • eich enw, cyfeiriad a rhif ffôn a
  • manylion yr apwyntiad brechu a ddyrannwyd i chi

Mae angen hyn arnom fel y gallwn gysylltu â chi i drefnu amser casglu priodol.Efallai y bydd y Bwrdd Iechyd hefyd yn darparu manylion cyfyngedig i ni am eich amgylchiadau iechyd/personol, dim ond lle gallai hynny ein helpu i roi'r cymorth priodol i chi. Er enghraifft, os oes gennych unrhyw broblemau symudedd, bydd hynny'n ein helpu i benderfynu pa gerbyd sydd orau a/neu y gallai fod angen cymorth arnoch i fynd o'ch tŷ i'n cerbyd

Ni fydd y Gwasanaeth yn casglu gwybodaeth ychwanegol wrth ddarparu ein gwasanaeth cludiant. Fodd bynnag, yn ystod y daith, bydd eich gyrrwr, a fydd yn gyflogai i'r Gwasanaeth, yn dweud wrthycham wasanaethau y gallwn eu cynnig, er enghraifft Gwiriadau Diogelwch yn y Cartref am ddim.

Os byddwch yn mynegi diddordeb yn unrhyw un o'r gwasanaethau hynny, bydd y gyrrwr yn trosglwyddo eich gwybodaeth gyswllt i'r tîm perthnasol yn y Gwasanaeth, a fydd yn cysylltu â chi i drafod ymhellach. Nid oes rheidrwydd arnoch i dderbyn unrhyw un o'r gwasanaethau a gynigir, ond os penderfynwch wneud hynny, yna byddwn yn egluro unrhyw fanylion eraill y byddwn yn eu casglu a'r modd y bydd y rheiny'n cael eu defnyddio.

Ni fyddwn yn cadw unrhyw wybodaeth yn hirach nag sy'n angenrheidiol ar gyfer y gwasanaeth cludiant hwn. Mae angen i ni gadw'r data am o leiaf 28 diwrnod, yn unol â'r gofynion ar gyfer Profi Olrhain Diogelu, ac ni fyddwn yn eu cadw am fwy na thri mis.

Bydd eich data yn cael eu gwaredu'n ddiogel pan nad oes eu hangen mwyach. Pan fyddwn yn cadw'r data, bydd ar gael i'r Staff hynny yn y Gwasanaeth sy'n darparu'r cludiant ac i dîm bach cydgysylltu canolog yn y Gwasanaeth yn unig.

Er mwyn casglu neu ddefnyddio gwybodaeth bersonol, mae'n rhaid i ni gael sail gyfreithiol neu gyfreithlon ddilys. Yn yr achos hwn mae'r data hyn yn cael eu prosesu ar gyfer tasg sydd er budd y cyhoedd, ac er budd iechyd y cyhoedd.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau pellach neu os ydych yn poeni mewn unrhyw ffordd am y modd y mae'r Gwasanaeth yn gofalu am eich data personol, cysylltwch â Swyddog Diogelu Data y Gwasanaeth, Jackie Evans, y mae ei fanylion cyswllt isod.

Mae gennych hefyd hawl gyfreithiol i ofyn am gopi o'r wybodaeth sydd gennym amdanoch, unwaith eto, dylid cyfeirio hyn at Swyddog Diogelu Data y Gwasanaeth.

Mrs Jackie Evans - Swyddog Diogelu Data
Pencadlys Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru,
Heol Llwyn Pisgwydd,
Caerfyrddin
SA31 1SP

Email: dataprotection@mawwfire.gov.uk
Telephone: 0370 6060699 Est. 4435

 

Policy Preifatrwydd y Safle We

Hawlfraint © Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru, cedwir pob hawl. Gwaherddir atgynhyrchu unrhyw eitemau sydd wedi'u cynnwys ar y wefan hon neu sy'n cysylltu â'r wefan hon heb gydsyniad Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru.

Mae Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru wedi ymrwymo i ddiogelu preifatrwydd pawb sy'n ymweld â'r wefan a thudalennau gwe cysylltiedig. Nid yw Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru yn dal nac yn storio'n barhaol gwybodaeth am ddefnyddwyr, heblaw'r wybodaeth a gynhyrchir yn awtomatig gan y system ac fe'i defnyddir ar gyfer gwerthuso a gwella yn unig.

Pan ofynnir am unrhyw wybodaeth bersonol, fel enw, cyfeiriad, rhif ffôn, ac ati, dim ond i ddarparu'r gwasanaeth i chi yn uniongyrchol y bydd yr wybodaeth yn cael ei defnyddio. O dan Ddeddf Diogelu Data 1998, mae gan Wasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru ddyletswydd gyfreithiol i ddiogelu gwybodaeth a gesglir oddi wrth ymwelwyr â'r wefan. Mae rhai gwasanaethau'n gofyn am gasglu a phrosesu gwybodaeth bersonol er mwyn darparu gwasanaethau effeithlon. Nid ydym ond yn casglu'r data gofynnol oddi wrth ymwelwyr, ac yn cadw’r data am yr amser mwyaf sy'n ofynnol i gyflawni'r gwasanaeth yn unig. Mae'r holl wybodaeth a gesglir yn cael ei storio'n ddiogel yng nghronfeydd data Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru, a'i phrosesu'n fewnol.

Ni fydd Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru o dan unrhyw amgylchiadau yn rhentu nac yn gwerthu eich gwybodaeth bersonol i drydydd partïon heb eich caniatâd.

Mae Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru wedi ymgorffori yn y wefan amryw ddolenni ar gyfer gwefannau nad ydynt yn cael eu rheoli gennym ni, ac mae gan y gwefannau hyn eu Polisi Preifatrwydd unigol eu hunain. Argymhellir yn gryf eich bod yn darllen ac yn gwirio eu telerau cyn darparu unrhyw wybodaeth bersonol ar eu gwefannau.

Rydym ni yng Ngwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru yn croesawu unrhyw sylwadau sy'n ymwneud â'r Polisi Preifatrwydd hwn – defnyddiwch ein tudalen Cysylltu â Ni

Recriwtio Amser Llawn: Sut mae ein tîm recriwtio yn defnyddio eich  gwybodaeth bersonol

Mae'r datganiad preifatrwydd hwn yn ymwneud â sut mae Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru (MAWWFRS) yn defnyddio'ch data personol mewn perthynas â recriwtio ein swyddi Diffoddwyr Tân Amser-llawn.

(Mae'r gwybodaeth isod yn Saesneg yn unig)

The details we hold will be the information you enter either our online application forms, or that we ask you to send directly to us as part of the ongoing recruitment exercise.

If you have chosen to provide information Equal Opportunities form, this information will be held for statistical purposes only and will not be linked to your application. This information will not be used for any other purpose – and does not form part of the actual recruitment process.

The details you provide will be used only to process your application for employment. The information enables us to ensure that you fit the job description and person specification, and to enable recruitment staff to make an informed decision about your suitability to the post.

Some of the information will be used to enable us to verify your identify and to confirm that you can legally work within the UK.

The information you provide to us will be used: 

  • To enable correspondence between our Recruitment and Assessment Team and yourself,
  • To enable consideration of your application for the shortlisting and interview process,
  • This may include sharing of information with other MAWW Fire & Rescue Service employees who will first interview/selection panels.
  • As part of the process requires a medical assessment, information you provide may also be passed to our Occupational Health Service, InSync.

For successful candidates the information will also be retained in order to create your personnel record file.

We will use and retain the information only in a manner that complies with relevant data protection legislation.

We will endeavour to keep your information accurate and up to date – however, if you believe the information we have is incorrect or you know some details have changed do let us know so that we can record those changes.

We will not keep any information longer than is necessary for the purpose we collected it for, or use it for anything else unless we have told you about it (or because we have been legally required to do so).

Unsuccessful Candidates 
Information will be retained only for the length of the recruitment activity;

Successful Candidates
nformation will be retained for the duration of your employment contract;

Candidates placed on our “holding” list 
If you have been advised that you are on a holding list we will retain your information for up to 18 months

When disposing of information, we will make sure that we do so in a secure way. Electronic information is deleted from all systems, any paper copies of information are stored securely whilst in use, then will be shredded.

In order to collect or use personal information we must a valid legal or lawful basis. In this case the following bases apply:

  • The processing is necessary for the performance of a contract to which you (the data subject) is party, or in order to take steps at the request of the data subject to entering into a contract.
    You are seeking an employment contract with the service, and in order for us to process your application, we need your details to be able to carry out that process with a view to entering into that contract.

  • The processing is necessary for the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority vested in the controller
    MAWW have a responsibility to employ staff in order to provide our core functions, under various legislative provisions. the information you provide is required to ensure we employ only appropriately qualified/suitable staff.

  • The processing is necessary for compliance with a legal obligation of the controller
    We are required by law to make certain checks – such as an individual’s right to work in the UK.

Where we ask for information relating to your health, we must identify a further legal basis. In this case that legal basis is:

  • The processing is necessary for the purposes of carrying out our obligations in the field of employment
    In certain roles, it is imperative that individuals meet strict health and fitness levels. This is to safeguard your health, safety and welfare as well as others.

Our aim is to be professional in the collection of your personal data and not to be intrusive, and we won’t ask irrelevant or unnecessary questions. The information you provide will be subject to rigours measures and procedures to ensure it can’t be seen, accessed or disclosed to anyone who shouldn’t see it.

The information you provide will be held securely on our IT system, accessible only to authorised users – namely our Recruitment and Assessment team, and the individuals selected for the Interview Panel.

The data you provide within your application form may be accessed by all members of our Recruitment and Assessment team, and, if required by other members of our wider HR team.

If will also be provided to members of the Interview Panel, as part of the selection process. Those individuals are provided with this information alongside full guidance on confidentiality and are not permitted to discuss any aspect of applications with anyone other than Recruitment and Assessment.

Our On-line application process is hosted through 3rd party system, Apollo, with the applications and assessments being hosted by two external providers.

They do not directly access your information and do not disclose or share that information with anyone else, they simply hold your information on our behalf. The systems carry out some analysis of the information you have provided – to make it easier for our recruitment team to see the most relevant information at each stage of the assessment process, however, there is no automated decision making.

For the initial application stage, you will be entering your information directly onto the Apollo system, where it will be processed by A & DC. You can find more about how they use data here. Visit the A&DC Privacy Information (opens in a new website/tab

For the remaining stages, your information will be uploaded and held on a system administered by Test Partnership. You can find more about how they use data here. Test Partnership Privacy Notice Information (opens in a new window/tab) may be passed to InSync, who provide our Occupational Health Services. You can find more about InSync here (opens in a new window/tab).

Your personal information will not be disclosed or shared with anyone (other than detailed above) – unless we are required by law to do so.

Data Protection legislation ensures that you a rein control of your personal data, and you have specific rights afforded to you. These are

  • The right to access to your information – you may request a copy of the information that we hold about you.
  • The right to request we correct or remove information which you think is inaccurate.
  • You also have the right to request that we stop processing your personal information or that we delete it.

Should you wish to discuss invoke any of these rights, or have any further queries about how MAWWFRS use your personal data, please contact our Information Governance and Compliance Officer.

Data Protection Officer
Mid and West Wales Fire and Rescue Service Headquarters
Lime Grove Avenue
Carmarthen
SA31 1SP

Email the Service Data Protection Officer
Telephone: 0370 6060699

You also have the right to raise any concerns you have with the Information Commissioner, who oversees Data Protection Legislation. Further information can be found on the Information Commissioner's website - or you can contact them here:

The Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Telephone: 0303 123 1113