Diogelu

Cyflwyniad

Mae Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru wedi ymrwymo i gadw ein cymunedau'n ddiogel, ac mae ein tîm Diogelwch Cymunedol yma i helpu. Rhan o'n rôl yw lleihau achosion o danau bwriadol. Un ffordd yr ydym yn gwneud hyn yw trwy ein Cynlluniau Ymyrraeth Cynnau Tanau. Mae'r rhain yn cael eu hanelu at Blant a Phobl Ifanc sy'n chwarae â thân. Gallwch gael rhagor o wybodaeth am ein tri chynllun yma.

Pa wybodaeth bersonol a gesglir/a gedwir?

Bydd yr wybodaeth a gesglir yn amrywio fesul achos – gan y bydd yn dibynnu ar anghenion ac amgylchiadau pob plentyn/person ifanc.

I ddechrau, bydd yr wybodaeth yn dod i law trwy atgyfeiriad a all fod gan riant/warcheidwad, diffoddwr tân, neu efallai asiantaeth bartner, er enghraifft ysgol neu awdurdod lleol. Bydd hyn fel arfer yn cynnwys enw, oedran a dyddiad geni'r plentyn/person ifanc, yn ogystal â gwybodaeth gyswllt a rhai manylion am y pryderon a allai fod gennym.

Gall yr wybodaeth a gasglwn yn dilyn hynny gynnwys manylion am amgylchiadau personol yr unigolyn, a byddwn yn cofnodi manylion y gweithgareddau y byddwn yn eu cynnal gyda nhw.

Rhoddir gwybod i'r plentyn/person ifanc a'i riant/warcheidwad pa wybodaeth sy'n cael ei chofnodi ym mhob sesiwn.

Pam yr ydym yn casglu gwybodaeth amdanoch, a sut yr ydym yn ei defnyddio?

Mae'r Cynllun Ymyrraeth ar waith i gefnogi ein Strategaeth Lleihau Tanau Bwriadol. Dim ond yr wybodaeth sy'n berthnasol i'r gwaith hwnnw y byddwn yn ei chasglu, ac mae arnom ei hangen yn bennaf i sicrhau bod y plentyn/person ifanc yn cael y gefnogaeth briodol. (Er enghraifft, byddwn yn gofyn am oedran y plentyn/person ifanc gan fod y tri chynllun a gynigiwn yn cael eu hanelu at grwpiau oedran gwahanol).

Mae'n bwysig bod ein hymarferwyr yn deall natur y pryderon, a gall ffactorau megis amgylchiadau personol eu helpu i feithrin perthynas â'r plentyn/person ifanc a darparu'r cymorth gorau posibl.

Byddwn yn defnyddio ac yn cadw'r wybodaeth mewn modd sy'n cydymffurfio â'r ddeddfwriaeth berthnasol o ran diogelu data. Dim ond mewn perthynas â chyfranogiad y plentyn/person ifanc yn y cynllun y caiff ei defnyddio, a bydd yn cael ei chadw am gyfnod o amser er mwyn ein galluogi i fonitro effeithiolrwydd ein gweithgareddau ar gyfer y plentyn/person ifanc penodol hwnnw. Efallai y byddwn hefyd yn cadw gwybodaeth benodol (er enghraifft, enw a dyddiad geni) ar ôl i'r unigolyn gymryd rhan yn y cynllun, a hynny er mwyn monitro ein cyswllt â'r plentyn/person ifanc yn y blynyddoedd i ddod. Bydd yr wybodaeth hon yn cael ei hadolygu'n rheolaidd i sicrhau mai dim ond yr isafswm data sy'n cael eu cadw.

Ni fyddwn yn cadw unrhyw wybodaeth yn hirach na'r hyn sy'n ofynnol i'r diben yr aethom ati i'w chasglu, nac yn ei defnyddio ar gyfer un dim arall, oni bai ein bod wedi rhoi gwybod i chi (neu fod gofyniad cyfreithiol arnom i wneud hynny).

Byddwn yn ymdrechu i gadw eich gwybodaeth yn gywir ac yn gyfredol – fodd bynnag, os credwch fod yr wybodaeth sydd gennym yn anghywir, neu os gwyddoch fod yna rai manylion wedi newid, dywedwch wrthym fel y gallwn gofnodi'r newidiadau hynny.

Pan fyddwn yn cael gwared ar wybodaeth, byddwn yn sicrhau ein bod yn gwneud hynny mewn modd diogel.

Sut yr ydym yn diogelu eich gwybodaeth?

Ein nod yw bod yn broffesiynol wrth gasglu eich data personol, a pheidio â bod yn fusneslyd – ni fyddwn yn gofyn am wybodaeth gennych oni bai fod hynny'n angenrheidiol yn rhan o'n gweithgarwch ymyrraeth.

Byddwn yn cofnodi gwybodaeth ar bapur ac yn electronig, fel ei gilydd. Bydd gwybodaeth ar bapur yn cael ei chadw'n ddiogel gan ein hymarferwyr, ac ni chaiff ei rhannu ag eraill. Lle bynnag y bo hynny'n bosibl, caiff dogfennau papur eu trosglwyddo i fformat electronig cyn gynted â phosibl. Bydd unrhyw ddogfennau papur yn cael eu gwaredu mewn modd diogel pan nad oes eu hangen mwyach.

Mae ein holl systemau TG yn cael eu hamddiffyn gan fesurau diogelu i atal mynediad heb ganiatâd, a hynny er mwyn sicrhau mai'r bobl hynny sydd â'r awdurdodiad priodol yn unig a all eu cyrchu. Cefnogir hyn gan hyfforddiant, canllawiau a gweithdrefnau staff i sicrhau bod pawb yn ymwybodol o bwysigrwydd Diogelu Gwybodaeth. Mae'r camau gweithredu hyn yn helpu i sicrhau na all eich gwybodaeth gael ei gweld, ei chyrchu, na'i datgelu i neb na ddylai gael mynediad ati.

Y sail gyfreithiol dros Brosesu

Er mwyn casglu neu ddefnyddio gwybodaeth bersonol, mae'n rhaid i ni gael sail gyfreithiol neu gyfreithlon ddilys. Yn yr achos hwn, mae'r seiliau canlynol yn berthnasol:

• Lle bo'r gwaith prosesu yn angenrheidiol er mwyn i ni gyflawni ein dyletswyddau cyhoeddus, fel y'u diffinnir yn Neddf Gwasanaethau Tân ac Achub 2004 neu ddeddfwriaeth arall;
• Lle bo'r gwaith prosesu yn angenrheidiol er mwyn i ni gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol benodol – er enghraifft, mae gennym ddyletswydd statudol o dan Ddeddf Trosedd ac Anrhefn 1998 i weithio gydag asiantaethau a sefydliadau lleol eraill i fynd i'r afael â throsedd ac anhrefn trwy Bartneriaethau Diogelwch Cymunedol, ac mae gennym hefyd gyfrifoldebau o dan Ddeddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol;
• Lle bo'r gwaith prosesu yn angenrheidiol er buddiant allweddol i fywyd y plentyn/person ifanc neu unrhyw unigolion eraill;
• Cydsyniad – lle nad oes sail gyfreithiol arall yn berthnasol, rhaid i ni ofyn i chi am eich cydsyniad i gasglu a defnyddio eich data personol.

Pwy arall a fydd yn gallu cyrchu eich gwybodaeth?

Caniateir i ni rannu gwybodaeth â sefydliadau eraill dim ond lle mae un o'r seiliau cyfreithiol y soniwyd amdanynt eisoes yn berthnasol. Yn y rhan fwyaf o achosion, dim ond y plentyn/person ifanc, ei riant/warcheidwad (warcheidwaid) a staff arbenigol yn ein tîm Diogelwch Tân Cymunedol a fydd â mynediad i'r wybodaeth a gasglwn.

Mewn rhai achosion, os bydd gweithgareddau'r Cynllun yn nodi bod yna angen, efallai y byddwn yn argymell gwasanaethau ychwanegol a ddarperir gan ein tîm Diogelwch Cymunedol, neu gan asiantaethau partner allanol. Bydd angen iddynt allu cyrchu peth o'r data personol a gesglir, i'w galluogi i ddarparu'r gwasanaeth hwnnw. Byddwch bob amser yn cael gwybod am hyn, a dim ond isafswm yr wybodaeth bersonol a fydd yn cael ei rhannu – sef yr hyn y mae arnynt ei angen i ddarparu'r gwasanaeth ychwanegol hwnnw, a hynny'n unig.

Noder: os ydym, yn ystod ein gwaith gydag unrhyw blentyn/berson ifanc, yn credu bod yna fater lles/diogelu sylweddol yn bodoli naill ai yn achos yr unigolyn hwnnw neu unigolion eraill, yna gall fod yn ofynnol i ni adrodd am hynny i'r asiantaeth atgyfeirio neu ddarparwr gwasanaeth priodol arall, a all gynnwys:

• yr heddlu neu asiantaethau eraill sy'n gorfodi'r gyfraith;
• y GIG neu sefydliadau iechyd a lles eraill;
• yr awdurdod lleol perthnasol.

Mae'n rhaid i bob asiantaeth neu gwmni partner yr ydym yn gweithio gyda nhw gydymffurfio â deddfwriaeth Diogelu Data, ac felly mae ganddynt hwythau gyfrifoldeb i ofalu am eich data personol.

Eich hawliau

Mae gan unrhyw blentyn neu berson ifanc yr ydym yn cadw gwybodaeth amdano hawliau penodol o dan ddeddfwriaeth Diogelu Data:

• Yr hawl i ofyn am gopi o'r wybodaeth sydd gennym.
• Yr hawl i wneud cais yn gofyn i ni gywiro neu ddileu gwybodaeth y mae'n credu ei bod yn anghywir.
• Yr hawl i ofyn am ddileu unrhyw ddata personol – fodd bynnag, bydd hyn yn berthnasol dim ond os yw'r wybodaeth yn anghywir, neu lle nad oes sail gyfreithiol i ni gadw'r wybodaeth.

Yn achos unrhyw blentyn neu berson ifanc sy'n dymuno arfer ei hawliau cyfreithiol, neu sydd ag unrhyw ymholiadau neu bryderon ynghylch ein defnydd o ddata personol, dylai gysylltu â'n swyddog diogelu data yn y lle cyntaf.

O dan y ddeddfwriaeth, nid yw'r hawliau hyn yn berthnasol yn awtomatig i'r rhiant/gwarcheidwad – sydd â hawl gyfreithiol i'w data personol eu hunain yn unig. Fel arfer, dim ond gyda chydsyniad y plentyn neu'r person ifanc y gellir datgelu gwybodaeth i riant/warcheidwad; fodd bynnag, bydd unrhyw geisiadau o'r fath yn cael eu hystyried fesul achos gan fod yna lawer o ffactorau i'w hystyried. Unwaith eto – os ydych yn rhiant/warcheidwad sydd ag unrhyw bryderon, cysylltwch â'n Swyddog Diogelu Data.

Mrs Jackie Evans

Swyddog Diogelu Data

Pencadlys Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru,

Heol Llwyn Pisgwydd, Caerfyrddin SA31 1SP

dataprotection@mawwfire.gov.uk

01267 226835

Mae gan unigolion hefyd yr hawl i fynegi unrhyw bryderon sydd ganddynt i'r Comisiynydd Gwybodaeth, sy'n goruchwylio Deddfwriaeth Diogelu Data. Gellir dod o hyd i ragor o wybodaeth ar wefan y comisiynydd – https://ico.org.uk/concerns/, neu gallwch gysylltu â'r Comisiynydd trwy ddefnyddio'r cyfeiriad isod:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth

Wycliffe House

Water Lane

Wilmslow

Cheshire
SK9 5AF

Rhif ffôn – 0303 123 1113